企业视频会议系统要精打细算

    近年来，视频会议系统已经由小众市场走向大众市场，企业应用拉动了又一轮增长高峰。许多厂商推出了多种视频会议系统，它们有着各处的优缺点，价格也大不相同。企业在搭建视频会议系统之前，要做好以下几步准备工作，比如弄清楚要用这套系统实现什么样的目标，怎样才能把它与现有设备无缝衔接起来，另外还要评测这套系统可能会对公司网络带来哪些影响。

明确使用目的

    明确视频会议系统的用途很关键。IT部门应确定系统是用来为公司主管之间提供面对面的会议，还是用于员工间偶尔的非正式通话，后者可能不需要高清晰度分辨率。企业在购置网络摄像头、选择即时通信软件时都应该考虑应用场合。

    另外需要考虑的问题还有: 系统准备同时连接到多少个节点？这些节点在公司网络防火墙的外面还是里面？通话对方会使用什么样的设备？使用这套系统的用户对技术的熟悉程度如何？

    标准的网络摄像头从盒子取出来后可能与正规的、基于标准（H.323）的视频会议系统不兼容，除非你获得了第三方客户软件，因此必须找到让网络摄像头能够与之兼容的工具，但它们的分辨率有可能会让人失望。

    一种办法就是共享来自于PC的屏幕截图或者演示报告，这种方法对一些人来说很适用，但对另一些人来说却满足不了要求。企业应明确在多数情况下，参加会议者是以协同的方式使用系统、多方进行通话，还是观察某个人的演示报告（譬如在一名教授教多名学生的环境下），还是这只是一对一的通话，以便确定高清晰度的视频质量是必不可少的还是可有可无的。

    如果企业准备经常使用视频会议系统来进行面对面会议，那么多花些钱购买高清晰度系统就是明智的做法。高分辨率可以大大消除移动对象的线痕造成的模糊现象，而传统的视频会议系统通常存在这种现象。高清晰度使远程会议显得更逼真、更连贯。

    就算IT部门决定了使用“简单的网络摄像头”这种办法，也别过于乐观地认为这个过程会很顺利。正如我们在观察内置网络摄像头的显示器时发现的那样，每种IM(Instant Messenger，即时通信)客户软件都有不同的用户界面来显示视频特性。AOL IM、Yahoo Messenger、Windows Live Messenger和Skype都允许视频电话（Trillian则只有收费的高级版才支持视频会议）。大多数需要在参数选择窗口进行细小改动（或者大幅改动）。

    接下来就是实际使用了。有些IM客户软件与我们使用的设备有很好的兼容性; 另一些却没有声音，要不就是只有某些人能看到画面。虽然这些问题都很琐碎，但遇到的频率极高。

选对安装位置

    另一个问题就是安装位置。对许多用户来说，系统安装在专门用于视频会议的房间即可; 另一些用户则需要将系统安装在不同的会议地点。

    设计者应当考虑可能会影响视频会议效果的一些因素。理想的会议室具备中性色调背景，并且很少有分散注意力的东西。应防止房间光线过亮，避免光线直接射到参会人员或者摄像头上; 这种光线会导致画面上出现阴影，降低总的视频质量。房间里面光线自然要比光线耀眼好。

    系统部署时应把摄像头放到显示器上，与人员保持适当的距离。应留出放得下一张桌子和几把椅子的空间，那样人员坐下来后，可与摄像头保持合适距离。

    此外，会议室已经有音响系统了吗？要是有，你计划把视频会议系统与现有的音频系统连起来吗？这些问题也值得考虑。