智慧的人类 智慧的地球——智慧的会议

    将智慧的会务管理系统、音频、视频、灯光、网络等设备与会场环境紧密结合，通过科学地设计、精心地安装调试，全面满足使用功能需求，使会场效果达到最佳的系统。

    我们根据招标文件的功能要求并且结合时下多媒体会议系统的发展趋势，采用美国、丹麦、澳大利亚、英国的新型政府及企业有效的实施了“智慧的会议”的计划。

    会议预订及审批：

    1、 会议预订可以通过WEB浏览器登录后直接进行网上预订，个人电脑无需安装任何终端软件。

    2、 在会议预订时，预订人员可通过查询会议室及其设备的状态、会议通知、预定情况等相关信息浏览会议室的预定情况。

    3、 在会议预订时，系统能够提供会议室基本信息，包括会议室名称、地点、容纳人数、设施情况、位置、图片等信息，当预订人员进行预订、选定会议室时，系统同时显示会议室的名称、面积、状态、类型、位置等信息，使预订人员更直观更快捷地选择会议室；能实现会议室分组、分批管理。

    4、 有自动审批功能，以先到先得原则进行审批，系统能检测到会议室的预订情况，自动批转该申请。

    5、 为了处理重要会议情况，系统具有手动审批功能；会议预订过程中，系统管理员能够进行人工干预，例如会议室预留、人工审批、强制取消预订等等。

    6、 会议审批通过后，预订人员可以在网上选择发布会议预订信息：会议名称、会议地点、会议时间、会议通知等；并可以预先上传会议内容供参会人员提前下载观看。

    通知发布：

    1、 系统可与信息发布系统进行互联，能够自动将预订好的会议基本信息（会议名称、会议地点、会议内容等）适时地发布于相应会议室的电子显示屏上，方便参会人员查找会议室。

    2、 系统可与邮件服务平台、短信服务平台互联，自动把会议通知和会议相关信息通过邮件或短信的方式发给会议的参会人员。同时通过自动回复功能系统能够自动确认接收人员是否收到。

    3、 如会议地点、时间发生变化或者会议被取消，系统能够自动根据会议变更内容通过邮件、短信方式通知参会人员。

    4、 离会议开始10分钟前，系统能够通过邮件、短信等方式自动提醒会议的出席人员，保障会议能够准时开始。

    包括会议信息和会议通知的存储和发布、后勤服务内容安排、

    设备管控平台运行在服务器上，它实现了设备控制驱动程序的管理、自然语言向控制指令的翻译、受控设备的状态监控与故障报警。

    以太网同步确认处理器放置在会议室内，通过网络与设备管控平台连接，接收设备管控平台的指令并执行，同时回送各种设备的状态指令。以太网同步确认处理器通过国际工业标准指令控制会议室各种设备：投影、音响、会议、窗帘、灯光、吊架、空调、摄像机、电视、矩阵、录播设备等各种受控设备，同时基本兼容目前市场上各种集中控制系统。

    数据统计及查询：

    1、 能够通过多种方式查询（名称、时间、参会人员等等）会议类型及会议室的情况等；

    2、 能够查询会议跟踪事项的办理结果（包括设备故障维护、系统更新等）

    3、 能够统计本项目中的会议室总数

    4、 能够统计出故障及使得率最高及最低的会议室

    5、 能够统计出出勤及缺勤率最高的员工

    6、 能够统计出故障及使用率最高及最低的设备

    7、 能够统计每间会议室的使用率、使用时间及故障率

    8、 能够统计设备的使用率、故障率及维护率

    9、 能够按年按月统计各部门使用会议室的情况及出勤率

    10、能够按年按月统计个人召开会议的情况及出勤率

    11、能够按年按月统计某单位会议室的情况

    12、能够按年按月统计后勤服务费用支出及收入等数据进行统计和分析。

    13、能够统计某项目的会议次数、会议时间、会议记录参会人数

    14、能够统计某单位开展会议的时间、参会人数、会议费用及后勤服务费用（餐饮、水果、点心、文具等）

    15、系统应能够对重要受控的设备进行监控，实时掌握其运行状态。一旦发现设备故障，可立即通知相应的维护人员进行处理；系统支持7*24小时无人值守，自动监控和管理会议室运行情况。

    16、系统存储有重要设备的基本信息，方便管理人员对会议室及设备维护情况进行查询，系统还支持到期维护自动提示功能，定期提醒厂商维护人员对设备进行保养。

    17、系统能自动实时记录会议室使用情况、系统运行状况等相关数据并自动生成日志报告供会议日志查询、会议记录查询及下载会议内容文档。

    选用一套集会议预定统筹、会务集中管理、设备智能控制、数据统计分析为一体的会务管理系统，它就是协立智能会务管理中心。通过综合管理软件与以太网同步确认处理器结合使用可实现：会议简单快捷预定、通知高效及时发布、后勤服务自动统筹、会议过程自动提示、参会人员自动确认、各种设备智能控制、故障维护自动报警、会务管理智能高效、会务人员统计分析等功能。通过该系统我们完全可以实现会议全程智能化、自动化、电子化、保障会议中心的高效运行。

    通过把智慧酒店、智慧企业、智慧政府等系统的建设把大楼相关事务的管理与会场设备的自动控制有机地结合起来，以简单的管理操作完成繁锁的工作任务，提高工作效率，减少差错率，节省成本。

    今天，有9层企业就像这样，使用过时的信息做决策，但在未来，只有哪些洞擦敏锐，分析准确，决策迅速的企业才能成为市场中的胜利者，协立正为此而努力。我来自Shine-Jet（协立）让我们共建智慧的会议。