从视频会议不同角度评估视频会议的效果

  任何视频会议的举行，都有以下共同属性：

　　一是视频会议期间，必须付出一定的代价；

　　二是视频会议应有一定的目的；

　　三是视频会议结束后，无论成功与否，或多或少都能给人以启示，使人获得一定的经验和教训。视频会议效率的高低，不是一个一成不变的概念，需要从不同角度加以评估。以下对此作一简要介绍。

　　一、从付出代价的角度评估会议

　　视频会议实际支出了多少费用是很容易算出来的。计算视频会议成本的方法是：会议成本＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。当然视频会议实际费用还要加上资料费、水电费等等。视频会议评估要力求科学。

　　在弄明白为每位与会者花了多少钱之后，还应当明白钱是否都花在了刀刃上。目的在于调整员工工作状态的会议，比较容易评估效果。比如，会后员工们卖出的产品是否增多？等等。如果达到效果，企业获得的额外利润就应归功于视频会议了。

　　如果视频会议的目的是为提高士气，向企业员工通报情况，或者对员工进行培训，就不能立即从财务上显示出利润来。在这种情况下，最好把视频会议看成是员工在职训练计划的一个部分，看成是对企业前途的投资，并尽可能从中挖掘价值。从长远来看，投入一定的人力、财力，绝对是值得的。如果采取另外的办法，比如取消会议，那么结果必然是士气低落、无法接受变动或生产效率下降等。

　　在传统上，许多会议的举行是不太在乎开销的，一般持这样的观点：所谓好主意就是把经过精挑细选的部门经理和员工送到一家五星级饭店，让他们听取富有创意的报告……这样的会议被普通人认为是让与会者去度假。而现在，人们在经过了每次重大会议后，习惯反省一个问题：“这个会议的举行值得吗？”作为会议决策者，对这个问题必须引起重视。

　　评估会议是否值得举行，不能仅仅局限在付出的代价的角度，而应考虑会议是否管用，也就是会议是否达到了预期的目的。　　　　　　

　　二、从会议品质的角度评估会议

　　为了提高视频会议效果，可以分开评估会议的各个部分，并就其作出判断。

　　1、视频会议发言者

　　发言内容是否打动人心？会稿的风格是否合适？内容是否明了？

　　2、视频会议与会者的意见

　　会议采用的风格是否合适？会场设计、音乐是否合适？会议时间是否合适？所花的费用是否值得？

　　三、从经验教训的角度评估会议

　　对刚刚结束的视频会议作出评估，促使下一次视频会议开得更有成效，费用更少。

　　关于视频会议的经验教训的内容应包括：视频会议开得是否有效；视频会议有什么失败的地方；有哪些需要改进的地方；与会者的立场观点。发言者的表现如何；向所有人表明会议开得是否成功。

　　如果策划和组织一次视频会议，经过排练加上具有说服力的发言者，以及有力而又恰到好处的技术支持，对于筹办人、参与者以及所有相关人员来说，可能是一次令人真正满意的经历。

　　四、不同人员对会议效果的评估

　　评估视频会议有三个主要来源：一是视频会议主持人，二是训练有素的会议专业人士，三是与会者。

　　专业人士和与会者对视频会议所做的评估，视野比较开阔，也比较客观。

　　1、会议主持人的评估

　　视频会议结束后，会议主持人应该这样征求意见：“我主持得怎么样？”“哪些议题进行得非常顺利？为什么？”“哪些部分有问题？” 等等。

　　这是主持人最起码要思考的问题。花时间对这些细节深入思考，自我评估是有助益的。

　　2、训练有素的会议专业人士的评估

　　一个训练有素的会议专业人士对于有效会议的成份、客观评估的技巧以及给予评估的回应都是相当熟悉的。会议专业人士通常坐在会议室的后面，并且以评估表格来做记录。评估的表格一般是按照会议进行的先后次序而设计的。

　　会议结束之后，会议专业人士可以将他观察到的事情向全体与会者报告，并邀请他们共同讨论如何改进下一次会议；也可以私下同会议主持人交换看法，并讨论需要改进的地方。

　　3、与会者的评估

　　与会者是评估会议的最佳人选。他们对于会议内容、会议中发生的事情以及主持人的表现都有所感受与反应。会议中公开讨论通常是得到与会者反馈信息的最佳方案。