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云办公时代,我们需要什么样的企业变革

来源:投影时代 更新日期:2020-02-28 作者:那山那水

    一场COVID-19新冠肺炎疫情,点燃了“云办公”市场:办公室是仅次于教室的人员聚集场所、商务楼是和学校相当的人员聚集场所、大型的商务中心和CBD是人员量远超过一般学校的人员聚集场所。

    同时,办公机构的人员流动性超过大多数学校,不仅和封闭式大学、中学比,办公场所人员流动性更强;和小学、幼儿园比,办公室人员上下班流动外都还拥有“客户流动”、“就餐流动”等“额外风险”。

    所以,疫情防控之中一个重点就是“商用楼宇”、“办公室防护”问题。这直接促进了“线上办公”、“云上办公”的发展。但是,作为应急调整“很多企业在云办公上准备不足”。尤其是在会议室设备上,面临巨大的“缺口”。

    在线办公,不是“要云”不要“办公场地”

    面对疫情防控需求,企业做出的在线办公、居家办公决定,都有一个前提“非必要不去公司”:也就是说,依然有些必要工作需要“到岗”才能处理。

    实际上,在线云办公的分布式组织方式,依然需要一个“系统的协同”中心。很多企业的感觉是,“在线办公云”沟通效率是关键。毕竟人员不在一起,空间问题,是最大的团队内沟通障碍。这时候,更好的“会议室”建设就成为“云办公”提升效率的“利器”。面对云办公,会议室成为了“最核心的办公场地”。

云办公时代,我们需要什么样的企业变革

    然而,大多数公司的会议室是为“现场会议所准备的”。比如,显示设备的标准按照“显示必要的会议文件内容”配置。大多数中小企业采用一般的大尺寸电视机或者廉价投影机,作为主要显示系统。这样的设备,解决“现场会议需求”已经足够,但是远程云会议,想在显示系统上呈现更多参会者,那就有点“不够用”。

    同时,大多数中小会议室,并不配备“摄像头、麦克风”等设备——现场开会,这些设备的确“没有用”。这些会议室更谈不上“智能会议中控和智能会议控制器”产品的配备。

    一些大公司的会议室虽然拥有“远程会议软硬件”,然而传统的应用模式是:领导人沟通、单独客户的远程沟通。这些设备很少用于内部员工团队之间的大规模协作和沟通。一旦更多的人员处于“云端”沟通状态,原有设备的规模就不够用了。

    所以,云办公张开之后“开不好会”成为核心问题。手机微信沟通效率总是有限,不够专业,缺乏现场感和带入感。没有适合云办公的“公司设施和场地”成为“在线办公”潮流下的很大痛点。

    疫情过后不是云办公的结束,在线办公持续“在线”

    2020年春节后的“云办公”高峰是一个“偶发特例”,还是长期“趋势”。这个问题现在肯定“回荡在”很多企业领导人的头脑中。

    一方面,如果一个企业拥有足够的规模,异地部门之间的沟通,躲不开云技术。同时,作为“应急手段之一”,云办公设施的配备也应当是企业在“特情”中生存能力的“防御性设施”。即,云办公对于大型企业,具有很大的“必要性”。

云办公时代,我们需要什么样的企业变革

    另一方面,即便是中小企业,现在也不得不承认,云办公有它的困难——2月份一个月的实验已经充分说明问题;但是也有它的“好处”。比如,可以降低公司的运营成本、可以发展更为灵活的团队组织方式、可以实现高质量的零工管理水平。

    尤其是在未来,创意产业、文化产业日益成为社会经济的关键增量点。这些产品对于“头脑风暴”的需求,远高于“到点打卡”。而发展创新能力,很需要“惬意的工作环境”、“灵活的团队组织”、“高效率的沟通工具”。这使得云办公可能成为“创意社会”时代,“智慧社会下多元化用工方式”的重要组成部分。

    也就是,云办公具有它自身的“历史先进性”。企业不应该,也无法因为自己和团队未准备好(包括硬件条件、规章制度、人员心态和习惯等方面没有准备好)就去怀疑“云办公”这种模式的“未来属性”。这一点可以由“云办公”在疫情之前已经持续发展来证明。未来更多企业配备一定云办公资源,一定员工处于云办公状态,将是“一种新企业组织模式”的重大尝试。也可能是信息社会、智慧技术对“办公方法”的历史性改变之一。

    面对云办公的发展,企业需要“软硬”两手抓

    从应急云办公到常态云办公,这种转换会在什么时候、多大概率上发生,现在还是未知数。但是,阿里钉钉、企业微信都将此看成未来的机遇。

    不过,作为最终用户的企业,要做新的办公方式尝试,还需要在软硬两个方面打好基础才行。软的方面主要是,1.制度的建设,例如如何考核员工;2.流程再造,让业务流程适合分布式云上办公;3.习惯养成,这包括内部员工习惯的改变,也包括外部客户习惯的培养。这三个方面,都面临巨大的“创新挑战”和“时间与试错成本挑战”。

云办公时代,我们需要什么样的企业变革

    相比之下,硬的方面“更有万事俱备只欠东风”的特点:包括软件、硬件等远程视频工具与资源的成熟,5G网络的加速建设和5G+应用的尽在眼前,专业化的虚拟现实会议室等“云办公远程沟通节点和硬件设施”的技术等等,都是已经成熟、或者正在加速成熟的,并且成本快速下降的“产品”。

    “应用端的信心不足,这是云办公眼下最大的产业问题。”行业专家指出,云办公、网络办公行业的发展,主要瓶颈集中在“企业还没有做好这种转变的内部准备,而不是行业的供给能力不够”。这就如同疫情之下,云办公服务系统经历了最开始的资源瓶颈之后,很快达到了较好的运行状态。但是企业用起来依然感觉“那里都不对劲”。

    但是,这恰是疫情期间云办公“大实验”留给社会的“最大遗产”。一次崭新的尝试,让未来云办公的推广、创新与应用完善有了真正“规模化”的经验。这将有力推动云办公行业的“正轨”全速前进。在这一过程之中,以会议室为中心的云办公“端型”软硬件也将迎来一个发展机遇。

    “云上办公,不是不要‘端口’设备,反而需要更高级和专业的‘端口’设备”。企业内部的硬件准备会先于软件准备、尤其是大规模办公习惯改变前而到来。所以,去适应未来办公、创意经济时代的发展,企业是时候改变以会议室为中心的“沟通基础设施”了。

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